ERP+智能表單：新希望集團(tuán)的另類選擇

　　新希望集團(tuán)的希望

　　新希望集團(tuán)是致力于實(shí)業(yè)經(jīng)營的綜合性企業(yè)集團(tuán)，是農(nóng)業(yè)部等九部委評定的農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國家重點(diǎn)龍頭企業(yè)，是中國最大的飼料企業(yè)之一，中國西部最大的乳制品、肉食品企業(yè)，同時在房地產(chǎn)開發(fā)和化工產(chǎn)業(yè)也有相當(dāng)?shù)囊?guī)模，在國內(nèi)和東南亞共擁有170家各種類型企業(yè)，員工3.5萬余名。

　　新希望集團(tuán)在2004年下半年實(shí)施了金蝶的ERP，總體效果還是不錯的。不過，當(dāng)時ERP分步實(shí)施的結(jié)果，主要集中于集團(tuán)總部的生產(chǎn)經(jīng)營管理，分公司之間是獨(dú)立終端，對于集團(tuán)與分公司之間的數(shù)據(jù)整合并沒有過多涉及。但由于集團(tuán)規(guī)模龐大、分公司眾多，所以在生產(chǎn)經(jīng)營管理上，新希望集團(tuán)面臨著許多問題。歸納起來，問題集中在五個方面：一是數(shù)據(jù)采集途徑不暢通。新希望集團(tuán)與30多個分公司，在處理業(yè)務(wù)時通過電子郵件方式，由于互聯(lián)網(wǎng)不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)不能及時有效地集中，而且常常發(fā)生由于一兩家分公司報(bào)表數(shù)據(jù)丟失或延遲而影響集團(tuán)的整體統(tǒng)計(jì)等情況。二是集團(tuán)與分公司數(shù)據(jù)不對稱。集團(tuán)與各分公司沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，使得數(shù)據(jù)的收集工作呈現(xiàn)半手工模式，集團(tuán)與各分公司數(shù)據(jù)信息不對稱，集團(tuán)對分公司的績效考核等工作缺乏規(guī)范性，透明度不夠。三是數(shù)據(jù)實(shí)時性差。由于規(guī)模和所獲數(shù)據(jù)時效性的限制，集團(tuán)無法實(shí)時掌握各分公司的經(jīng)營情況，以便進(jìn)行管理和監(jiān)控，只能采取旬報(bào)、月報(bào)的形式進(jìn)行事后分析。四是人工統(tǒng)計(jì)分析困難。大量數(shù)據(jù)需要大量人工進(jìn)行重復(fù)性錄入、整理、分析，工作量大，效率低，錯誤率高。五是錯誤數(shù)據(jù)難以定位。企業(yè)在填報(bào)數(shù)據(jù)時經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)填報(bào)格式或內(nèi)容不準(zhǔn)確的情況，經(jīng)總部匯總后，數(shù)據(jù)如果出現(xiàn)偏差，已經(jīng)不好確定問題出現(xiàn)在哪里。

　　為此，新希望集團(tuán)想通過一套系統(tǒng)，解決集團(tuán)與30多個分公司的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的采集和分析。繡球一拋出，引來眾多國內(nèi)外ERP廠商的關(guān)注。“集團(tuán)與分子公司的信息互通，二期ERP可以很好解決”，在演示中，國內(nèi)外ERP廠商都演示了自己的方案。南方新希望集團(tuán)信息中心經(jīng)理李文勝和南方新希望集團(tuán)經(jīng)營管理部部長黃國剛邊看演示邊和自己心中的希望進(jìn)行比較，“嗯，ERP注重流程控制，還是不夠理想。”這時，書生的智能電子表單系統(tǒng)進(jìn)入他們的視線……

　　希望的兩個火種

　　書生負(fù)責(zé)新希望集團(tuán)的項(xiàng)目經(jīng)理張維軍熟練地向新希望集團(tuán)的負(fù)責(zé)人演示書生的智能電子表單系統(tǒng)。智能電子表單系統(tǒng)主要針對新希望集團(tuán)目前的現(xiàn)狀與困惑，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的“采集+分析”：數(shù)據(jù)采集上，根據(jù)業(yè)務(wù)的需求，定制靈活多樣的表單樣式，滿足業(yè)務(wù)使用的要求，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、多分支機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，便于總部監(jiān)控各分公司的業(yè)務(wù)情況;數(shù)據(jù)分析上，靈活的統(tǒng)計(jì)分析功能，可實(shí)時監(jiān)控分支機(jī)構(gòu)的運(yùn)營情況，以支持領(lǐng)導(dǎo)決策，方便領(lǐng)導(dǎo)操作。張維軍的話切中新希望集團(tuán)的需求，成為點(diǎn)燃新希望集團(tuán)希望的兩個火種。

　　接著，張維軍介紹了實(shí)施書生智能電子表單系統(tǒng)的成本和實(shí)施周期。成本比上二期ERP低了幾倍，實(shí)施周期只需要兩個月，而且不需要對集團(tuán)及分公司的流程進(jìn)行大的改動，不會對業(yè)務(wù)造成中斷和影響。如果要修改填寫表單內(nèi)容，ERP需要重寫程序，書生智能電子表單不用，可以靈活自動生成……經(jīng)過多因素比較，新希望集團(tuán)決定選擇書生的智能電子表單系統(tǒng)來完善生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)。

　　2005年7月，新希望集團(tuán)與書生公司簽定合同;7月～8月，進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、項(xiàng)目培訓(xùn);9月1日，填報(bào)系統(tǒng)正式上線;10月31日，分析系統(tǒng)正式上線;11月，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全性處理和權(quán)限控制等;12月1日，項(xiàng)目正式驗(yàn)收。

　　以智能電子表單為中心的新希望集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)填報(bào)子系統(tǒng)、后臺管理子系統(tǒng)、基礎(chǔ)信息維護(hù)子系統(tǒng)、申請審批控制子系統(tǒng)、智能統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)幾大主要模塊。

　　數(shù)據(jù)填報(bào)子系統(tǒng)是一個通用的數(shù)據(jù)錄入和管理工具，它嚴(yán)格保證表單數(shù)據(jù)的質(zhì)量，靈活控制數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限，支持?jǐn)?shù)字簽名和電子印章，充分保證數(shù)據(jù)的安全。值得一提的是，數(shù)據(jù)的填報(bào)除了在線填寫，還可以離線填報(bào)。

　　后臺管理子系統(tǒng)模塊可以實(shí)現(xiàn)的功能主要有：組織結(jié)構(gòu)管理，包括部門管理和用戶管理，管理部門上下級關(guān)系及詳細(xì)信息，管理用戶并為其分配部門和崗位;用戶授權(quán)，對系統(tǒng)各個用戶的使用操作權(quán)限進(jìn)行控制;表單管理，包括表單類型管理、表單維護(hù)授權(quán)等;映射管理，包括表單的映射文件的發(fā)布，已有映射文件使用狀態(tài)的控制、下載、更新、刪除和查看;報(bào)表管理，對所有報(bào)表分門別類進(jìn)行管理，授予用戶查看報(bào)表的權(quán)限以及報(bào)表的新增、更新和刪除。

　　基礎(chǔ)信息維護(hù)子系統(tǒng)模塊實(shí)現(xiàn)的主要功能是根據(jù)新希望集團(tuán)及各子公司的基礎(chǔ)信息、產(chǎn)品變更信息、銷售區(qū)域變更及原料、藥品相關(guān)信息進(jìn)行及時維護(hù)，方便總公司對公司產(chǎn)品、消耗品的統(tǒng)一調(diào)整和管理。

　　申請審批控制子系統(tǒng)根據(jù)新希望集團(tuán)及各子公司的工作流程進(jìn)行相應(yīng)的流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)各種申請簽約付款的一系列審批過程，具有申請?zhí)顖?bào)、逐級審批、打回申請、簽批通過等功能。

　　智能統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)對從分子公司采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種要求的統(tǒng)計(jì)分析，然后展現(xiàn)給各位領(lǐng)導(dǎo)。實(shí)時的數(shù)據(jù)可以給決策者提供有效的數(shù)據(jù)支持，方便決策領(lǐng)導(dǎo)者管理。

　　點(diǎn)燃希望 夢想成真

　　“ERP+智能電子表單”構(gòu)建的生產(chǎn)經(jīng)營管理信息系統(tǒng)，為新希望集團(tuán)帶來了許多驚喜。比如，應(yīng)用技術(shù)門檻低，通過所見即所得的方式，繪制信息采集表單，常用的電子表單一般業(yè)務(wù)人員就能編制，報(bào)表式樣簡單直觀，查看報(bào)表操作簡單，系統(tǒng)具有直觀的報(bào)表呈現(xiàn)，如餅圖、直方、折線等多種角度和形式，極大降低信息化建設(shè)和應(yīng)用的技術(shù)門檻;海量數(shù)據(jù)方便分析比較，各分公司的數(shù)據(jù)全部包含其中，根據(jù)權(quán)限的不同可以查看權(quán)限內(nèi)的所有報(bào)表數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)分片區(qū)、公司、品種、類別、時間等不同維度查詢統(tǒng)計(jì)分析;不受地域限制，只要可以上網(wǎng)的地方，在權(quán)限許可范圍內(nèi)，就能安全實(shí)時填報(bào)各類經(jīng)營數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)集成性、實(shí)時性強(qiáng)，每個子公司都通過該系統(tǒng)填報(bào)數(shù)據(jù)并與ERP系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，自動獲取ERP系統(tǒng)中的銷售日報(bào)數(shù)據(jù)并傳遞到南方總部，減輕工作量，節(jié)約了時間，同時保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性;工作指導(dǎo)性強(qiáng)，關(guān)鍵生產(chǎn)經(jīng)營管理數(shù)據(jù)一旦上報(bào)，在任何地方就都可以安全、實(shí)時查詢，方便各級領(lǐng)導(dǎo)和管理人員根據(jù)數(shù)據(jù)分析，并指導(dǎo)各級公司、部門的生產(chǎn)經(jīng)營管理;信息填寫錯誤率低，員工在填寫表單過程中，系統(tǒng)提供實(shí)時信息校驗(yàn)，并提供諸如智能提示等多種輔助手段，保證使用者能夠輕松快速地填報(bào)信息，確保收集到的信息質(zhì)量。

　　新希望集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營管理信息系統(tǒng)以書生SEP技術(shù)為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)靈活，隨需應(yīng)變，實(shí)施迅速，超越各種靜態(tài)電子文檔和傳統(tǒng)ERP表格定制式開發(fā)的局限，使基于動態(tài)交互式文檔構(gòu)建系統(tǒng)成為可能。

　　新希望集團(tuán)采用書生智能電子表單構(gòu)建的生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)體系架構(gòu)

　　記者手記

　　迂回到羅馬

　　ERP一期、ERP二期、ERP三期……許多企業(yè)的信息化建設(shè)在延續(xù)這樣的發(fā)展道路。企業(yè)規(guī)模的不斷壯大以及ERP實(shí)施的特點(diǎn)，使這種模式成為必然。在ERP實(shí)施后，一些功能尚不完善，這時，許多企業(yè)走上了繼續(xù)實(shí)施ERP二期乃至三期的路子。不過，冷靜看一看，其實(shí)，尚不能實(shí)現(xiàn)的這些功能，其實(shí)或許還有更好的解決方法。新希望集團(tuán)針對ERP實(shí)施后，數(shù)據(jù)不能集中采集和分析，沒有繼續(xù)上ERP二期，而是選用書生智能電子表單系統(tǒng)，迂回到達(dá)羅馬，省了錢也省了時間。不過，用戶分兩次選型和實(shí)施，還有一些麻煩。任何事物都不是萬能的。注重流程的ERP系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)的采集、分析及表單生成都不夠靈活。這時，如果ERP可以和智能表單、BI等功能融合在一起，一次性銷售給用戶，對用戶來說將是一個福音。據(jù)書生公司副總裁劉偉東介紹，與眾多合作伙伴協(xié)作集成銷售也正是書生電子表單目前的推廣策略。

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