ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中要如何做好文檔工作

　　文檔是在項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行信息溝通的一種規(guī)范方式，可作為項(xiàng)目實(shí)施過程的一個(gè)成果進(jìn)行交流、查閱、引用和保存。

　　從文檔的角度來看，ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過程。以項(xiàng)目規(guī)劃而言，從開始生成項(xiàng)目規(guī)劃文檔初稿，到經(jīng)過討論最終確定并形成項(xiàng)目規(guī)劃文檔，其實(shí)就是一系列文檔管理工作的流程。

　　在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，文檔工作包括的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，其中大多涉及到項(xiàng)目的具體實(shí)施工作。在ERP項(xiàng)目實(shí)施的過程中，每一項(xiàng)工作的事前指導(dǎo)、事中實(shí)施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，以便對(duì)具體的項(xiàng)目執(zhí)行過程與具體的活動(dòng)進(jìn)行記錄。作為項(xiàng)目執(zhí)行過程的記錄，文檔包括了與項(xiàng)目相關(guān)的資源及其使用情況，以方便跟蹤與監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行。因而，文檔管理工作其實(shí)已經(jīng)成為ERP項(xiàng)目管理過程中的一個(gè)重要組成部分，文檔管理工作的好壞，在某種程度上會(huì)反映到最終ERP項(xiàng)目的實(shí)施成果中。

　　一般來說，ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中所涉及的文檔包括：項(xiàng)目規(guī)劃文檔、計(jì)劃文檔、業(yè)務(wù)流程調(diào)查報(bào)告、業(yè)務(wù)流程分析討論記錄、優(yōu)化方案報(bào)告、系統(tǒng)需求分析文檔、ERP系統(tǒng)解決方案文檔(包括從初稿到定稿的各階段文檔)、項(xiàng)目管理文檔、培訓(xùn)文檔、項(xiàng)目變更文檔、項(xiàng)目核準(zhǔn)文檔、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)審核批準(zhǔn)文檔、軟件安裝文檔、軟件的客戶化過程文檔、軟件二次開發(fā)文檔、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置文檔、項(xiàng)目系統(tǒng)測(cè)試方案、系統(tǒng)測(cè)試過程記錄文檔、測(cè)試報(bào)告、系統(tǒng)結(jié)果確認(rèn)書、系統(tǒng)維護(hù)與系統(tǒng)移交文檔等。

　　根據(jù)業(yè)內(nèi)部分企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，在文檔管理過程中，企業(yè)可以對(duì)文檔目錄進(jìn)行完整的四級(jí)管理。比如，其目錄結(jié)構(gòu)中要包括：項(xiàng)目名稱-項(xiàng)目地點(diǎn)-實(shí)施階段-對(duì)應(yīng)的ERP模塊名稱。值得提出的是，文件名最好能夠明白易懂，比如，本地生產(chǎn)計(jì)劃管理業(yè)務(wù)初次調(diào)研分析文檔可以命名為“Local_BI_PP_第一次調(diào)研記錄”。

　　另外，文檔的版本號(hào)管理可以參考以下規(guī)則：

　　創(chuàng)建文件時(shí)，文檔設(shè)為1.0版。如果內(nèi)容有所調(diào)整，每次調(diào)整之后要進(jìn)行版本升級(jí)，并由相關(guān)的實(shí)施人員簽署其更改人的姓名與更改時(shí)間。

　　初次提交給客戶的文檔作為實(shí)施人員最終形成的最高版本，但是仍屬于版本1的內(nèi)容。經(jīng)過客戶確認(rèn)或者提出了修改意見后再次提交時(shí)，文檔可以由版本1升級(jí)為版本2，然后再正式提交，并進(jìn)行文檔存檔。經(jīng)過客戶修改后的文件可以逐次提高版本號(hào)。

　　在文檔開始部分，管理人員可以列明一個(gè)表格，以表明版本控制信息：

　　除用于溝通之外，重要的文檔需要進(jìn)行各級(jí)審核。管理人員一般要確定文檔審核的默認(rèn)時(shí)間(比如3天)，超過預(yù)定時(shí)間就可以視作確認(rèn)處理。階段性成果審核的文檔應(yīng)該由相關(guān)客戶公司主管經(jīng)理簽字，以確認(rèn)階段性成果符合要求并由客戶予以接受。

　　在ERP實(shí)施過程中，客戶可能還會(huì)經(jīng)常發(fā)生項(xiàng)目實(shí)施范圍與計(jì)劃的變更情況。這時(shí)候，文檔管理人員要做的文檔內(nèi)容應(yīng)該包括：項(xiàng)目范圍或內(nèi)容的變更情況以及變更理由、變更部分在項(xiàng)目實(shí)施過程中的狀態(tài)、變更對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)程和項(xiàng)目費(fèi)用可能產(chǎn)生的影響等。在內(nèi)容變更之后，項(xiàng)目文檔進(jìn)入變更批準(zhǔn)流程，經(jīng)過討論、審核，提交給項(xiàng)目組各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。在提交給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，相關(guān)方面要根據(jù)影響的重要性確定文檔提交的領(lǐng)導(dǎo)層的高度。文檔批準(zhǔn)以后方可執(zhí)行。

　　此外，項(xiàng)目文檔管理對(duì)于整個(gè)ERP項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量監(jiān)控具有重要意義，這一點(diǎn)就如同ISO體系中的質(zhì)量記錄。通過對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目目標(biāo)文檔進(jìn)行對(duì)照，有關(guān)方面可以有效地監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。

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