企業(yè)信息化如何讓ERP也能全面預(yù)算

　　全面預(yù)算管理的核心是"全面"

　　與ERP相比，全面預(yù)算管理軟件強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)預(yù)算與編制工作;而ERP強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)數(shù)據(jù)集成與管理工作，前者側(cè)重于目標(biāo)管理，后者側(cè)重于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，兩者是有區(qū)別的。全面預(yù)算管理的核心在于"全面"二字上，它具有全員、全額、全程的特點(diǎn)。

　　"全員"包括兩層含義，一層是指"預(yù)算目標(biāo)"的層層分解，人人肩上有責(zé)任，讓每一個(gè)參與者學(xué)會算賬，建立"成本"、"效益"意識。另一層含義是企業(yè)資源在企業(yè)各部門之間的一個(gè)協(xié)調(diào)和科學(xué)配置的過程。通過企業(yè)各職能管理部門和生產(chǎn)部門對預(yù)算過程的參與，把各部門的作業(yè)計(jì)劃和公司資源通過透明的程序進(jìn)行配比，從而可以分清"輕重緩急"，達(dá)到資源的有效配置和利用。

　　"全額"是指預(yù)算金額的總體性，不僅包括財(cái)務(wù)預(yù)算，更重要的是包括業(yè)務(wù)預(yù)算和資本預(yù)算。現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理不僅關(guān)注日常經(jīng)營活動，還關(guān)注投資和資本運(yùn)營活動;不僅考慮資金的供給、成本的控制，還要考慮市場需求、生產(chǎn)能力、產(chǎn)量、材料、人工及勞動力等資源間的協(xié)調(diào)和配置。只有在業(yè)務(wù)預(yù)算即銷售和生產(chǎn)預(yù)算、資本預(yù)算的基礎(chǔ)上形成資金預(yù)算和預(yù)計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表，才能合理預(yù)測、統(tǒng)籌安排企業(yè)的資源，才能將資源的使用與相關(guān)活動結(jié)合起來以達(dá)到有效控制，保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

　　"全程"是指預(yù)算管理不僅包括預(yù)算指標(biāo)的下達(dá)、預(yù)算的編制和匯總，更要通過預(yù)算的執(zhí)行和監(jiān)控、預(yù)算的分析和調(diào)整、預(yù)算的考核與評價(jià)，真正發(fā)揮預(yù)算管理的權(quán)威性和對經(jīng)營活動的指導(dǎo)作用。這就要求企業(yè)的預(yù)算管理和會計(jì)核算系統(tǒng)密切配合，會計(jì)核算過程同時(shí)也就是預(yù)算的執(zhí)行過程，預(yù)算執(zhí)行過程中的任何反常現(xiàn)象都應(yīng)該通過會計(jì)核算系統(tǒng)地體現(xiàn)出來，通過預(yù)算的預(yù)警制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的經(jīng)營問題或預(yù)算目標(biāo)問題，并通過預(yù)算的考核和評價(jià)制度，有效地激勵(lì)經(jīng)營活動按照預(yù)期的計(jì)劃順利進(jìn)行。

　　預(yù)算目標(biāo)是導(dǎo)向

　　很多企業(yè)在編制預(yù)算時(shí)，或是先提出一個(gè)資金使用規(guī)模(即企業(yè)現(xiàn)有資源)作為編制基礎(chǔ)，由此決定企業(yè)的活動和應(yīng)達(dá)到的目標(biāo);或以上年會計(jì)報(bào)表為基礎(chǔ)進(jìn)行比例修改，提出今年的預(yù)算指標(biāo)和從事的活動。以這種出發(fā)點(diǎn)作為預(yù)算編制的起點(diǎn)，很難真正起到全面預(yù)算管理應(yīng)起的作用。

　　全面預(yù)算編制的起點(diǎn)應(yīng)是企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和戰(zhàn)略計(jì)劃，并據(jù)此決定企業(yè)應(yīng)該采取的行動和措施，從而明確為達(dá)到這些目標(biāo)、從事這些活動需要什么資源和多少資源。

　　"依據(jù)企業(yè)所處發(fā)展階段和企業(yè)業(yè)務(wù)的性質(zhì)不同，企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理的戰(zhàn)略目標(biāo)會有所不同，但戰(zhàn)略目標(biāo)一經(jīng)確定，它將決定企業(yè)的發(fā)展方向、發(fā)展能力和發(fā)展速度。目前，國內(nèi)許多企業(yè)以目標(biāo)利潤為導(dǎo)向進(jìn)行預(yù)算的編制。以目標(biāo)利潤為導(dǎo)向的全面預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理與目標(biāo)管理的有機(jī)結(jié)合，它通過固定目標(biāo)利潤來描述企業(yè)的預(yù)算平衡點(diǎn)，直觀地反映出企業(yè)以目標(biāo)利潤為基點(diǎn)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤以及擴(kuò)大銷售與降低成本費(fèi)用獲取超目標(biāo)利潤的過程，對企業(yè)尋求實(shí)現(xiàn)或超額實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤的途徑具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。"浪潮通軟總裁王興山認(rèn)為。

　　但以目標(biāo)利潤為導(dǎo)向的預(yù)算管理總體而言還是一種比較粗放的預(yù)算管理，尚不能稱為全面預(yù)算管理。如果企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制不健全、會計(jì)核算系統(tǒng)不透明，以目標(biāo)利潤為導(dǎo)向的預(yù)算管理有可能促使企業(yè)為完成預(yù)算而調(diào)節(jié)利潤，例如該提的折舊不提或少提、該攤銷的遞延資產(chǎn)沒有如數(shù)攤銷、材料或產(chǎn)品成本不實(shí)、已經(jīng)發(fā)生的費(fèi)用掛賬，從而忽視資金使用效率和資產(chǎn)質(zhì)量，甚至造成"潛虧"，影響企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展等等。

　　在全面預(yù)算管理體系下，企業(yè)必須對完成戰(zhàn)略目標(biāo)所可能采取的行動和發(fā)展?jié)摿ψ鞒隹茖W(xué)的計(jì)劃，所需要的資產(chǎn)負(fù)債狀況、與資產(chǎn)負(fù)債相聯(lián)系的費(fèi)用情況作出合理的預(yù)計(jì)和分配，減少"待攤"或"預(yù)提"項(xiàng)目對預(yù)算執(zhí)行的影響，使預(yù)算和實(shí)際的差異分析為管理控制提供更多有用的信息。目前市場上有許多全面預(yù)算管理軟件都能實(shí)現(xiàn)這一需求，比如，海波龍績效管理軟件、厚盾全面預(yù)算管理軟件、浪潮通軟集團(tuán)財(cái)務(wù)管理軟件、金蝶EAS軟件等。中國信息化全面預(yù)算管理專家陳龍章這樣認(rèn)為。

　　誰的數(shù)據(jù)更科學(xué)?

　　一般來講，ERP中的數(shù)據(jù)可分為三種類型：①靜態(tài)數(shù)據(jù)(或稱固定信息)，如物料清單(即BOM)、工作中心能力、成本參數(shù)、工藝路線、物料可用量、倉庫貨位代碼、會計(jì)科目設(shè)定等;②動態(tài)數(shù)據(jù)(或稱流動信息)，如客戶合同、庫存記錄等;③中間數(shù)據(jù)(或稱中間信息)，如主要生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃都是根據(jù)靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)加工處理后生成的中間信息。

　　比較全面預(yù)算的數(shù)據(jù)來源和ERP軟件可以提供的相關(guān)數(shù)據(jù)，我們不難發(fā)現(xiàn)：

　　①ERP包含的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖和物料清單之間的數(shù)量關(guān)系、物料主文件中記錄的采購成本、工作中心文件中的各種小時(shí)費(fèi)率、工藝路線文件中的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間等數(shù)據(jù)可滿足全面預(yù)算的A類數(shù)據(jù)來源。如預(yù)計(jì)利潤表中的產(chǎn)品銷售成本可通過滾動計(jì)算法逐步由底層向上累計(jì)得到。

　　②會計(jì)核算功能是ERP中極其重要的組成部分。因此，ERP也可滿足全面預(yù)算的B類數(shù)據(jù)來源，即ERP可以提供以前年度的賬務(wù)數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)以及各種重要的預(yù)算數(shù)據(jù)。

　　③當(dāng)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，ERP系統(tǒng)會記錄下與該筆業(yè)務(wù)相關(guān)的各種數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)會計(jì)數(shù)據(jù)和管理會計(jì)數(shù)據(jù)。因此，對于全面預(yù)算需要的C類數(shù)據(jù)來源，ERP可以及時(shí)提供，通過與當(dāng)期預(yù)算數(shù)據(jù)的比較，分析出不同性質(zhì)的量化差異，由這些差異可以找到發(fā)生問題的地方并采取必要的管理手段。

　　④由ERP提供的各種數(shù)據(jù)可見，ERP軟件沒有提供全面預(yù)算所需要的E類數(shù)據(jù)來源，即各種政策性數(shù)據(jù)，如銷售貨款的回收政策、采購貨物的付現(xiàn)政策和制造費(fèi)用的分配辦法等，這類數(shù)據(jù)雖然是全面預(yù)算所必需的，但ERP僅僅基于企業(yè)資源計(jì)劃的需要而沒有提供。

　　⑤ERP軟件雖然可以提供預(yù)測模型對將來的計(jì)劃銷售量作出預(yù)測，但全面預(yù)算所需的經(jīng)濟(jì)模型應(yīng)有下列兩種作用：一是根據(jù)歷年的數(shù)據(jù)和某些調(diào)整信息預(yù)測未來時(shí)期的信息;二是由實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析。由此可見，ERP不能完全提供全面預(yù)算所需的F類數(shù)據(jù)來源。

　　⑥對于全面預(yù)算的G類數(shù)據(jù)來源，則要求ERP不僅能處理定量信息，還能處理文本信息，同時(shí)還需要這些文本信息在決策層和各預(yù)算執(zhí)行層之間反復(fù)進(jìn)行調(diào)整。而ERP的數(shù)據(jù)庫功能較強(qiáng)，文本信息處理功能則不是很強(qiáng)。

　　如何讓ERP也能全面預(yù)算?

　　基于ERP不能滿足全面預(yù)算的E、F、G類數(shù)據(jù)來源的客觀現(xiàn)實(shí)，筆者認(rèn)為要利用ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)的全面預(yù)算必須采取以下措施：

　　①要想獲得全面預(yù)算的E類數(shù)據(jù)來源，就要在ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置中增加錄入數(shù)據(jù)功能，以供以后預(yù)算年度重復(fù)使用，也可定期對它進(jìn)行更新和補(bǔ)充。

　　②要想獲得F類數(shù)據(jù)來源，提供各種清晰明了的全面信息，ERP中應(yīng)提供一些常用的經(jīng)濟(jì)模型，同時(shí)可允許用戶自定義特殊的經(jīng)濟(jì)模型，并對由經(jīng)濟(jì)模型產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍以作為預(yù)算數(shù)據(jù)。

　　③ 由于全面預(yù)算編制的復(fù)雜性，還應(yīng)在ERP系統(tǒng)中提供以下功能以方便全面預(yù)算的實(shí)現(xiàn)：(1)為在保留歷史預(yù)算的基礎(chǔ)上編制滾動預(yù)算，可將實(shí)際數(shù)據(jù)保存在不同的預(yù)算版本中作為比較數(shù)據(jù)，邊對比邊作計(jì)劃;(2)各種預(yù)算數(shù)據(jù)還應(yīng)能在不同的預(yù)算版本之間進(jìn)行拷貝。

　　還由于全面預(yù)算數(shù)據(jù)來源的多樣性，應(yīng)在ERP軟件中提供對數(shù)據(jù)進(jìn)行穿透分析的功能，即對某一匯總數(shù)據(jù)，從其出發(fā)進(jìn)行層層追溯，由此得到構(gòu)成匯總數(shù)據(jù)的各明細(xì)數(shù)據(jù)，直到得到原始數(shù)據(jù)。這樣就可以對數(shù)據(jù)的不同來源心中有數(shù)，可揭開匯總數(shù)據(jù)背后的真象。如對預(yù)計(jì)利潤表中的產(chǎn)品銷售收入進(jìn)行穿透分析，可得到不同時(shí)期、不同產(chǎn)品類別等不同分類標(biāo)準(zhǔn)的明細(xì)數(shù)據(jù)情況，便于企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)和預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)差距，找到解決問題的方法。

　　總之，我們可以充分利用ERP的系統(tǒng)集成性，分析它對編制全面預(yù)算的不足之處，對它進(jìn)行補(bǔ)充和修改，使通過它可以方便和實(shí)用地編制出所需要的全面預(yù)算，解決手工條件下編制全面預(yù)算的不足，使企業(yè)能夠及時(shí)作出快速、科學(xué)和正確的決策。全面預(yù)算管理工作量大，沒有類似ERP軟件的支撐是不可想象的。企業(yè)在開展信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)開發(fā)全面預(yù)算管理相關(guān)軟件，這樣才能保證企業(yè)預(yù)算編制、控制、分析、調(diào)整、考核、評價(jià)的實(shí)時(shí)性和有效性。

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