大話ERP之備品管理解決方案

　　某企業(yè)是一家插頭生產(chǎn)企業(yè)，其產(chǎn)品遠銷國內(nèi)位。其原材料中，最主要的就是電線與端子。但是，在注塑、剝皮、組裝等過程中，其損耗率也是蠻大的。根據(jù)生產(chǎn)部門統(tǒng)計，電線的損耗率在1%左右，而端子的損耗率達到5%。為了降低企業(yè)生產(chǎn)成本，管理層決定把這個損耗成本轉(zhuǎn)移到供應商那里去，規(guī)定對于線材，要求每次采購供應商提供2%的備品，而端子則要求7%的備品。

　　企業(yè)常用方法：

　　對于備品，在實際工作中，不同的企業(yè)根據(jù)實際情況的不同，有不同的解決方法。

　　解決方法一：隨意管理。

　　這種管理模式下，雖然采購部門在下采購時，采購單上都注明了備品的數(shù)量，或者在跟供應商前期協(xié)商時，確定了要送備品的事項。但是，沒有進行專門的控制。若在實際進貨中，供應商沒有送備品或者送的數(shù)量不足，采購、倉庫等部門也沒有進行相應的追蹤處理。

　　缺陷：

　　此種處理方式下，很可能備品的管理政策成為空談，最終企業(yè)沒有達到備品管理的目的。在實際管理中，若采購、倉庫部門沒有對備品進行專門管理，則供應商常常能賴就賴，往往以忘記了或者下次補上等借口，不給備品。而當生產(chǎn)部門需要用備品進行生產(chǎn)、或者研發(fā)部門要求用備品進行樣品制作時，往往找不到需要的原材料，這會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)，甚至影響到最終的出貨進度，造成客戶的投訴。

　　解決方法二：嚴格管理控制。

　　在嚴格控制下，企業(yè)要求供應商必須嚴格按照要求提供備品數(shù)量，否則，就扣貨款。例如，一次采購單下的線材數(shù)量為1000米，規(guī)定備品數(shù)量為1%，即為10米。當供應商送1000米線材而不送10米的備品時，計算應付帳款時，先扣掉備品的數(shù)量10米，然后把剩下的9990米計入應付帳款。

　　缺陷：

　　如此管理，對企業(yè)來說，雖然從金額上來說，即使供應商不送備品，不會造成什么損失；在一定程度上，也有利與督促供應商足額提供備品。但是，仍然無法完全避免，供應商足額提供備品。因為采購、倉庫追蹤時，很麻煩。

　　ERP解決方案：

　　一般的ERP產(chǎn)品，針對備品都有一套自己的解決方案。當然，這些解決方案也不能最終杜絕備品數(shù)量不足的現(xiàn)象，但是，其提供了一些報表與可控流程，可以幫助采購追蹤等方面，提供幫助。

　　一、BOM設置。

　　BOM處有損耗率（有的ERP產(chǎn)品叫作產(chǎn)出率）的設置。如一插頭需要用到1米的電線，但是，其剝皮時，可能不能一次性成功，所以，企業(yè)設置了2%的損耗率。在企業(yè)在進行采購時，正常情況下，一根插頭線的采購數(shù)量為1.02米，即損耗率也算到正常的采購量中。

　　但是，現(xiàn)在企業(yè)要求損耗率不能計算到正常的采購數(shù)量中，即損耗數(shù)量不能計算價格。用具體的例子來說，就是一根插頭線計價的數(shù)量只能為1米，剩余的0.02米要計算到備品中去，備品不用企業(yè)自其掏錢。

　　在BOM管理損耗率設置處，就有一個選項“損耗率記入采購備品”，可以進行控制。若選種，在自動生成采購單時，則系統(tǒng)會根據(jù)采購數(shù)量，自動計算損耗數(shù)量，即為該次采購的備品數(shù)量。

　　二、采購單管控。

　　備品控制，系統(tǒng)也提供了多種級別的控制。最輕的是不控制，也就是說，備品數(shù)量只是作為一個備注記錄，當供應商超送時，倉庫不要當作超收處理即可。第二個級別是警告，即當采購單有備品數(shù)量時，在該采購單入庫時，系統(tǒng)會提示倉庫管理人員，該采購單應收數(shù)量中，有多少是備品數(shù)量，及當應收數(shù)量不足時，如何分配等等，這個級別的控制，只是會彈出一個警告框，而不會對最終的操作有任何影響。第三個級別就是控制，這個級別上，嚴格要求供應商按采購單要求的備品數(shù)量送貨，若不足量時，則先扣掉備品數(shù)量。

　　這些級別可以在基本功能設置時確認，也可以在采購單時確認，主要根據(jù)企業(yè)自身的情況進行判斷。

　　三、入庫時控制。

　　開入庫單時，系統(tǒng)會自動判斷相應的備品控制級別，然后進行響應的操作，要么忽略，要么對操作員進行相關(guān)提示，要么直接先扣備品數(shù)量等等。

　　四、報表追蹤。

　　1、若采取備品不控制的策略，則系統(tǒng)有張備品未足額交付報表，采購員可以根據(jù)這張報表進行追蹤處理。

　　2、若采取備品控制策略，即應收數(shù)量中，先扣除備品數(shù)量時，則可以通過應交未交報表跟蹤處理。

　　五、供應商考核。

　　在供應商考核功能中，企業(yè)也可以把這個備品事件，折算成一定的分數(shù)，如不交足一次扣一分等方式，計入到供應商的最終考核中。

　　ERP操作經(jīng)驗：

　　1、在實際工作中，除了上述提到的三個控制級別外，還存在另外的一種處理方式。就是當備品數(shù)量不足時，倉庫員會告訴采購員或其他人員進行處理，等到采購告知最終的處理方式后，是不管控備品或者是先扣備品，倉庫員再作處理。此時，級別可以設置為警告，然后，當發(fā)生這種情況時，入庫會彈出警告對話框，倉庫員暫停系統(tǒng)操作，跟采購員確認后，再進行操作，按忽略，就是不控制；按確認，就是先扣備品數(shù)量。

　　2、在實際工作中，還會遇到一個頭疼的問題。如一張采購單，正常的采購數(shù)量為1000米，備品為10米，若供應商只送1000米的話，則采購單不會結(jié)案。采購單會自動判斷，當收貨數(shù)量大于等于1100米時，采購單會自動判定為結(jié)案，而當收貨數(shù)量小于1100米時，采購單會判定為未結(jié)案。此時，當采購員查詢未結(jié)案采購定單時，就會出現(xiàn)很多未交數(shù)量為尾數(shù)的采購單。此時，采購員只能一張張的去判斷，根據(jù)實際情況，把采購單手工指定為“結(jié)案”。

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