ERP的項(xiàng)目監(jiān)理

　　監(jiān)理最早是出現(xiàn)在建筑物的建筑過程中的，為保證質(zhì)量和工作進(jìn)度，發(fā)展商和承建商引進(jìn)第三方監(jiān)理，以保證合同雙方的權(quán)益。后來監(jiān)理制逐步為其他的項(xiàng)目式的業(yè)務(wù)所接受和引入，目前信息系統(tǒng)的監(jiān)理可以說是一條還沒有人涉足的路，目前在國內(nèi)外還都沒有規(guī)范系統(tǒng)的政法規(guī)和解決措施。所以今天我們主要是探討一下企業(yè)信息化特別是在ERP建設(shè)中的監(jiān)理需要闡述的幾個主要問題。

　　項(xiàng)目監(jiān)理的角色應(yīng)該由誰來擔(dān)綱

　　目前在ERP領(lǐng)域中雖然不是水深火熱，但是情形也不容樂觀，特別是一些比較知名的企業(yè)的失敗案例，讓合同的雙方都陷入尷尬的境地，甚至出現(xiàn)這樣的情況，一企業(yè)耗資千萬采用國外一系統(tǒng)，對外宣傳使用非常成功，殊不知實(shí)施的并不順利，功能也不是很符合企業(yè)的業(yè)務(wù)要求，企業(yè)的員工私下說“系統(tǒng)亂的很”，所以沒有監(jiān)理，ERP就成了雞肋，他讓企業(yè)耗資巨大，嚴(yán)重的挫傷了企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的良苦用心，打掉牙往自己肚里吞，還要說好，使企業(yè)信息化成為一個悲劇。

　　要避免這種悲劇，必須建立監(jiān)理制度，這就要國家相關(guān)部門，如：國務(wù)院、國家經(jīng)貿(mào)委和信息產(chǎn)業(yè)部等相關(guān)國家職能部門出面組織中國軟件協(xié)會、地方職能部門聯(lián)合專業(yè)的軟件企業(yè)、咨詢企業(yè)成立相關(guān)的獨(dú)立性質(zhì)的第三方監(jiān)理公司，來監(jiān)督和服務(wù)于信息化建設(shè)的供求雙方。

　　由上述部門組成或協(xié)助建立的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)對于ERP項(xiàng)目的進(jìn)行是有利的，因?yàn)楸O(jiān)理人利益獨(dú)立與雙方之外，可以根據(jù)合同來協(xié)調(diào)雙方在項(xiàng)目進(jìn)程中出現(xiàn)的問題，可以客觀公正的提出相關(guān)意見和措施，保證項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度。同時第三方監(jiān)理擁有很強(qiáng)的咨詢能力，可以幫助雙方解決一些技術(shù)和管理難題，促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展。作為可以保證對ERP項(xiàng)目實(shí)施成功與否做公正客觀評價，又可以使ERP市場企業(yè)用戶和軟件提供商甲、乙雙方的市場行為規(guī)范起來，客觀上促使ERP軟件提供商提供高質(zhì)量的符合企業(yè)業(yè)務(wù)需求的軟件系統(tǒng)和實(shí)施服務(wù)，從而提高企業(yè)對實(shí)施ERP系統(tǒng)的信心，最終使中國的管理軟件行業(yè)步入正途，達(dá)到提高國民經(jīng)濟(jì)信息化程度提高和企業(yè)信息化應(yīng)用成功的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)，應(yīng)該是在企業(yè)信息化過程中擔(dān)綱監(jiān)理角色的最主要的人選，當(dāng)然，政府的職能機(jī)構(gòu)和相關(guān)的行業(yè)協(xié)會應(yīng)在其中起相關(guān)的指導(dǎo)和幫助。

　　但是我們必須清晰的認(rèn)識到，企業(yè)信息化ERP是一個涉及多學(xué)科、多技術(shù)、和多領(lǐng)域的復(fù)雜信息系統(tǒng)，在其監(jiān)理工程中，實(shí)際上就是一個信息交互的過程，目的是將問題發(fā)現(xiàn)和解決在早期階段，萌芽狀態(tài)。同時ERP監(jiān)理過程是一個團(tuán)隊工作TM(TeamWork)的過程，因?yàn)镋RP涉及多學(xué)科技術(shù)的特性，必須通過團(tuán)隊工作來使這些學(xué)科相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一的工作。所以ERP項(xiàng)目監(jiān)理過程中，一個團(tuán)隊的工作是有效、成功監(jiān)理的保證，監(jiān)理不能是單打獨(dú)斗的。

　　監(jiān)理的機(jī)構(gòu)和角色都有了以后，我們就要確定我們應(yīng)該確立什么樣的監(jiān)理機(jī)制，來保證監(jiān)理機(jī)構(gòu)的日常作業(yè)的進(jìn)程，保證監(jiān)理項(xiàng)目保質(zhì)保量的完成。

　　建立合理的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)制

　　首先，我認(rèn)為這種監(jiān)理機(jī)制必須由企業(yè)、軟件商，咨詢商、相關(guān)行業(yè)協(xié)會、國家職能部門共同商訂。因?yàn)槠髽I(yè)的行業(yè)業(yè)務(wù)不同、規(guī)模不同、管理的體制也不同，所以很難用共同的標(biāo)準(zhǔn)去衡量系統(tǒng)的應(yīng)用成功與否。所以應(yīng)該由不同的機(jī)構(gòu)和組織來制定相應(yīng)的機(jī)制，根據(jù)不同的特點(diǎn)制定出不同的適合于各種特性的企業(yè)的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)理機(jī)制。如工業(yè)和商業(yè)的ERP系統(tǒng)有很大的區(qū)別，那么就要建立工業(yè)和商業(yè)兩種不同的監(jiān)理評價和管理機(jī)制。所以建立監(jiān)理機(jī)制，也要求監(jiān)理機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)和對特殊行業(yè)的的業(yè)務(wù)的深入了解。

　　在ERP項(xiàng)目監(jiān)理中，看ERP有無效果，主要是看ERP實(shí)施后，企業(yè)是否更強(qiáng)壯，核心競爭力是否明顯加強(qiáng)。當(dāng)然評價的標(biāo)準(zhǔn)也有定量的，如最底庫存量、交貨提前期等。ERP實(shí)施人員經(jīng)常會碰見這樣的尷尬，某日，實(shí)施方和使用方應(yīng)該確認(rèn)前一階段任務(wù)的完成情況，但雙方的某一方怕承擔(dān)責(zé)任而遲遲不簽字確認(rèn)。因此項(xiàng)目開始拖拉，結(jié)果越陷越深，最后掉入“IT黑洞”。

　　ERP項(xiàng)目的整個過程，對ERP項(xiàng)目的所有階段性成果和目標(biāo)都必須進(jìn)行有效的監(jiān)督執(zhí)行與確認(rèn)，直至項(xiàng)目完全成功結(jié)束，監(jiān)理機(jī)構(gòu)給出項(xiàng)目監(jiān)理報告書，證明雙方任務(wù)與權(quán)益的完成，整個項(xiàng)目才算真正的結(jié)束。同時監(jiān)理機(jī)制應(yīng)該象ISO質(zhì)量保證體系那樣，每年對監(jiān)理單位進(jìn)行重新認(rèn)證，因?yàn)镋RP是一個管理持續(xù)改進(jìn)的過程，沒有一個企業(yè)的管理會因?yàn)镋RP的實(shí)施而一次到位，所以復(fù)檢監(jiān)理認(rèn)證是保證企業(yè)信息化應(yīng)用更上一層樓的有效措施。 當(dāng)然作為第三方的建立機(jī)構(gòu)也有他的利益所在，其監(jiān)理機(jī)制也會因?yàn)樗�的價值和利益取向而有所改變，所以必須發(fā)揮政府職能部門和媒體輿論的優(yōu)勢，保障監(jiān)理機(jī)制發(fā)揮有效的真實(shí)作用。但如何具體的進(jìn)行這些工作由于沒有一個可遵循的模式，所以目前只能靠我們自己去慢慢的探索。

　　當(dāng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)和組織都有了，監(jiān)理機(jī)制也建立起來了，那么我們就談?wù)劦降兹绾螌?shí)施企業(yè)信息化的項(xiàng)目監(jiān)理。

　　怎樣進(jìn)行信息化的項(xiàng)目監(jiān)理

　　在信息化的項(xiàng)目監(jiān)理中我們一般將監(jiān)理過程分為三部分：項(xiàng)目前監(jiān)理，項(xiàng)目過程監(jiān)理，和項(xiàng)目后期監(jiān)理。監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)和計劃的監(jiān)理、項(xiàng)目投入資源和項(xiàng)目成果的監(jiān)理、項(xiàng)目實(shí)施效益的監(jiān)理。

　　在項(xiàng)目的前期監(jiān)理，主要是在項(xiàng)目啟動前對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制，實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：總體計劃、范圍和目標(biāo)，考證項(xiàng)目計劃的可行性和范圍可容性和目標(biāo)的科學(xué)性及可實(shí)現(xiàn)性;預(yù)期的投資效益和評估標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)證預(yù)期效益的科學(xué)性和評價標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)全面性和公正性;項(xiàng)目的困難和阻力，找出主要的阻力點(diǎn)和問題結(jié)，作到知己知彼百戰(zhàn)不殆;克服困難的決心和措施，為將來項(xiàng)目順利進(jìn)行掃請障礙。這里主要是對項(xiàng)目前期的計劃工作進(jìn)行審核，保證項(xiàng)目在一個可靠的計劃下進(jìn)行。

　　項(xiàng)目過程監(jiān)理，主要是在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。其具體內(nèi)容有：監(jiān)理項(xiàng)目階段計劃，監(jiān)督階段計劃的執(zhí)行進(jìn)度，并指導(dǎo)進(jìn)行合理調(diào)整;監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際投入，保證投入的合理性，保證后續(xù)階段的可持續(xù)性;監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果，保證階段結(jié)果與階段進(jìn)程計劃相同或相符;監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項(xiàng)目的重大停頓或中止;監(jiān)督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項(xiàng)目進(jìn)程的順利進(jìn)行。

　　項(xiàng)目的后期監(jiān)理，主要是在項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后繼續(xù)對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。主要包括：監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際總投入，投入的出入出現(xiàn)在哪里，并作為經(jīng)驗(yàn)記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項(xiàng)目的管理控制參考;監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際成果，找出與計劃值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗(yàn)記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項(xiàng)目的管理控制參考;項(xiàng)目的實(shí)際效益，與期望值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗(yàn)記入相應(yīng)的文檔，以供以后相似項(xiàng)目的管理控制參考;改進(jìn)之處與措施，做為經(jīng)驗(yàn)知識積累，用與組織的知識庫，方便下次相似項(xiàng)目的實(shí)施。此階段的監(jiān)理主要是做些總結(jié)和評價的事情，并進(jìn)行企業(yè)知識積累管理。

　　下面我們具體的對項(xiàng)目管理的三個階段在任務(wù)和方法上進(jìn)行詳細(xì)的論述：

　　1、項(xiàng)目前期監(jiān)理

　　在項(xiàng)目啟動之前，就需要對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。在這個階段，企業(yè)一般會對整個項(xiàng)目抱有較高的期望值，但是對項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程，項(xiàng)目所需的投入和實(shí)施過程可能會出現(xiàn)的問題和阻力沒有或不是非常的了解。因此，在這個階段，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的任務(wù)首先是要幫助企業(yè)建立兩個概念：ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么和怎么去實(shí)現(xiàn)一個ERP系統(tǒng)。項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理在這一階段的任務(wù)是：

　　○ 確保項(xiàng)目的總體范圍和目標(biāo)以及對項(xiàng)目期望值合理;

　　○ 確保項(xiàng)目雙方對項(xiàng)目的認(rèn)識是一致的;

　　○ 確保雙方能保證項(xiàng)目實(shí)施所需要的投入;

　　○ 確保項(xiàng)目雙方對今后項(xiàng)目實(shí)施過程中可能遇到的困難和阻力有充分的評估并有應(yīng)對措施。

　　這包括：

　　○ 項(xiàng)目實(shí)施的總目標(biāo)和分階段目標(biāo);

　　○ 達(dá)到這些分階段目標(biāo)的時間表;

　　○ 達(dá)到這些目標(biāo)所需要的資源保證和達(dá)到每一個目標(biāo)的責(zé)任者;

　　○ 評價達(dá)到這些目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法;

　　○ 高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了這一計劃和目標(biāo)。

　　2、項(xiàng)目過程監(jiān)理

　　項(xiàng)目過程監(jiān)理主要是指在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中，對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制，其主要的作用和任務(wù)是控制項(xiàng)目實(shí)施過程中投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)，使之達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施計劃的要求。

　　從許多的項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)歷過程來看，鮮有一個項(xiàng)目是完全按照實(shí)施計劃來進(jìn)行的，因?yàn)樵俸玫挠媱澮膊荒芡耆�的預(yù)見所有的問題并事先制訂出對策，所以對實(shí)施過程的監(jiān)督和控制，主要著眼與以下幾個方面：

　　○ 要使實(shí)施各方都明白計劃是嚴(yán)肅的;

　　○ 即使計劃是嚴(yán)肅的，但也是可以調(diào)整的，但調(diào)整的計劃必須合理，并得到高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

　　○ 化整為零，按每一個實(shí)施的小階段對投入的資源和達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制;

　　○ 發(fā)生問題是正常的，不控制問題是不正常的;

　　○ 控制問題的方式有追究責(zé)任、調(diào)整資源、改變方法、調(diào)整計劃、停止計劃。

　　在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，監(jiān)督和控制的依據(jù)是計劃和目標(biāo)，監(jiān)督和控制的主要目的是要使實(shí)施工作按計劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時，其直接的表現(xiàn)就是實(shí)施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo)，在這種情況下，項(xiàng)目監(jiān)理的工作，就是要及時發(fā)現(xiàn)這種偏離，并分析這種原因，如果是因?yàn)樵瓉淼挠媱澓湍繕?biāo)制訂的不合理，或者發(fā)生了預(yù)料之外的情況而又無法克服，這樣就必須調(diào)整計劃和目標(biāo)。如果不是原來的計劃和目標(biāo)的問題，則一定是資源的問題，這里講的資源是廣意的，包括時間、人力、資金、技術(shù)和工具等。

　　3、項(xiàng)目后期監(jiān)理

　　項(xiàng)目后期監(jiān)理主要是指在項(xiàng)目完成后，再對項(xiàng)目整個實(shí)施過程進(jìn)行回顧、分析和評判，考察項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果，分析項(xiàng)目實(shí)施的得失。這個工作的主要作用是：

　　○ 分析整個系統(tǒng)實(shí)施工作和計劃目標(biāo)的吻合程度;

　　○ 分析系統(tǒng)還存在那些需要改進(jìn)和提高的地方;

　　○ 總結(jié)出一套適合本企業(yè)管理系統(tǒng)的實(shí)施方法。

　　在具體的項(xiàng)目中，可能對監(jiān)理方的選擇合同的雙方可能會有一些更完善的考慮，可能會考慮由不同的組織和人員在系統(tǒng)實(shí)施的不同階段擔(dān)任系統(tǒng)實(shí)施的監(jiān)理工作，但是無論由誰來，在什么時間進(jìn)程里進(jìn)行監(jiān)理，對監(jiān)理方的要求是不變的：

　　○ 項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方應(yīng)該對企業(yè)業(yè)務(wù)，ERP和ERP的項(xiàng)目實(shí)施有較深的認(rèn)識;

　　○ 項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方應(yīng)該是有經(jīng)驗(yàn)的，比較公正和負(fù)責(zé)任的機(jī)構(gòu)組織和人員;

　　○ 實(shí)施監(jiān)理方對參與項(xiàng)目實(shí)施的各方面的力量都有比較清晰的認(rèn)識，并且要求監(jiān)理方組織機(jī)構(gòu)的成員善于溝通與交流;

　　○ 項(xiàng)目監(jiān)理方與企業(yè)的利益不能太對立也不能太無關(guān);

　　○ 對項(xiàng)目監(jiān)理方通過監(jiān)理活動獲取的各種利益的限度和范圍進(jìn)行界定，防止出現(xiàn)舞弊行為。

　　ERP項(xiàng)目實(shí)施成功與項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理有很大的直接關(guān)系，項(xiàng)目監(jiān)理的好壞，關(guān)系到企業(yè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施成敗，所以應(yīng)該引起中國目前準(zhǔn)備實(shí)施ERP項(xiàng)目企業(yè)的重視。隨著ERP在國內(nèi)逐步深入人心，其應(yīng)用也逐步深入，ERP軟件供應(yīng)商的背景、經(jīng)驗(yàn)、特點(diǎn)、長處實(shí)力也會越來越清晰。因此將來企業(yè)在決定實(shí)施ERP項(xiàng)目時，選擇支持服務(wù)商，要比選擇軟件提供商要更重要，而是否進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理和選擇由誰監(jiān)理，可能比選擇支持服務(wù)上更重要。

　　最后，要強(qiáng)調(diào)的是，過去在國內(nèi)的項(xiàng)目監(jiān)理中，走過場是最常見的，這樣后來也出了不少問題，甚至是人命關(guān)天的大問題，希望在ERP的項(xiàng)目監(jiān)理中可以避免出現(xiàn)這種問題，否則企業(yè)信息化又將成為一句空話。

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