內(nèi)部審計參與ERP管理探析

　　一、ERP管理對內(nèi)部審計工作的影響

　　ERP系統(tǒng)實施后，改變了企業(yè)的經(jīng)營管理模式和業(yè)務(wù)流程，因而必然帶來審計工作的變化。實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部審計工作的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　(一)企業(yè)內(nèi)部審計環(huán)境發(fā)生了變化

　　首先，企業(yè)管理流程的優(yōu)化使內(nèi)部控制發(fā)生了變化。信息技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理發(fā)生了質(zhì)的變化，企業(yè)所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡(luò)、面向軟件應(yīng)用的要求進行了重組，相當(dāng)一部分的內(nèi)部控制點已建立于系統(tǒng)的應(yīng)用程序中，由計算機自動執(zhí)行各種檢驗、核對、判斷、監(jiān)督以及對系統(tǒng)各功能實用的權(quán)限控制等;其次，傳統(tǒng)的審計線索消失。在手工會計中，憑證、賬簿等審計線索主要是反映在書面上的，審計人員可利用這些書面材料從原始憑證查起，通過對報表之間、報表與賬簿之間會計數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系審查憑證賬簿所反映的經(jīng)濟內(nèi)容的合法性與業(yè)務(wù)處理的正確性。而實施ERP系統(tǒng)后，這些傳統(tǒng)的審計線索可能會部分或完全消失，取而代之的是存有電子數(shù)據(jù)處理信息的硬盤、軟盤等。

　　(二)企業(yè)內(nèi)部審計內(nèi)容與審計重點發(fā)生了變化

　　首先，針對ERP系統(tǒng)的安全審計越來越重要。安全審計是對企業(yè)所使用的系統(tǒng)、程序及所實施的經(jīng)營活動的安全性進行的一種正規(guī)檢查和復(fù)核。在ERP系統(tǒng)中，由于會計事項由計算機按程序自動進行處理，發(fā)生在原有手工會計系統(tǒng)中的計算或過賬錯誤的機會相應(yīng)減少了。但如果ERP系統(tǒng)的應(yīng)用程序出錯或被人為纂改，則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關(guān)的會計事項，錯誤的結(jié)果將十分嚴重。因此，在ERP環(huán)境下，審計內(nèi)容更加廣泛。其次，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)各部門所依據(jù)的是同一數(shù)據(jù)庫提供的信息，信息錄入的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，將會產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。所以原始資料成為審計的重點。其內(nèi)容包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)本身的合法性和真實性、原始憑證錄入工作的準確性。因此審計工作應(yīng)由事后評價向事前防范轉(zhuǎn)變，合規(guī)審計向風(fēng)險審計轉(zhuǎn)變。

　　(三)企業(yè)內(nèi)部審計技術(shù)發(fā)生了變化

　　在手工會計條件下，對會計資料的審計一般采用審閱、核對、分析、比較和函證等方法。這些審查工作都是由人工執(zhí)行的。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，由于大量的證據(jù)都存儲在肉眼看不到的存儲介質(zhì)上，對這些證據(jù)，審計人員只能利用計算機技術(shù)進行取證。計算機輔助審計技術(shù)是必不可少、效率更高的審計技術(shù)。審計人員要對計算機管理系統(tǒng)的處理和控制功能進行審查。此項審計常要利用計算機輔助審計。此外，在ERP環(huán)境下，由于缺乏紙性的審計線索，審計人員不得不使用計算機跟蹤電磁性的審計線索。離開了計算機，審計人員根本無賬可查。利用計算機可以更快速、更有效地對電磁化的經(jīng)濟信息進行抽樣、檢查、核對、分析、比較和計算，能有效地提高審計效率、擴大審查范圍、提高審計質(zhì)量。

　　(四)企業(yè)內(nèi)部審計人員素質(zhì)要求發(fā)生了變化

　　實施ERP系統(tǒng)后，龐大的信息實現(xiàn)了高度集成與共享，加之ERP環(huán)境比傳統(tǒng)會計系統(tǒng)更為復(fù)雜，審計對象也更廣泛，內(nèi)部審計只依靠原有的知識和技能無法勝任對ERP系統(tǒng)環(huán)境的審計工作。因此，內(nèi)審人員除了要具有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)能理清ERP各個子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的來龍去脈，掌握ERP系統(tǒng)的使用平臺和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)，才能很好地理解企業(yè)的經(jīng)營管理活動與系統(tǒng)的各項功能設(shè)置，才能全面地把握審計的總體情況并對內(nèi)部控制進行有效的評價。

　　二、內(nèi)部審計參與ERP管理的意義

　　實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部審計工作的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　(一)有效防范ERP系統(tǒng)帶來的風(fēng)險

　　ERP的實施能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢，但處理不好也可能給企業(yè)帶來各種負面效應(yīng)。如果內(nèi)部審計部門能積極地參與到ERP實施的整個過程，既有利于項目的成功實施，也有利于內(nèi)部審計工作的開展和深化。一般而言，ERP的實施會在很短的時間內(nèi)變動工作程序、組織機構(gòu)和應(yīng)用技術(shù)，這樣會給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險，而擅長于風(fēng)險方面管理的內(nèi)部審計部門參與實施正好可以彌補這方面的缺陷。

　　(二)有助于決策者對ERP系統(tǒng)的相關(guān)決策

　　由于內(nèi)部審計部門更了解企業(yè)經(jīng)營狀況，他們在風(fēng)險和控制方面的專長可幫助決策者決定ERP系統(tǒng)是否合理以及哪個軟件更合適，可以了解本企業(yè)ERP系統(tǒng)運行的特點和缺陷。從而幫助決策者及時發(fā)現(xiàn)問題，降低風(fēng)險。如內(nèi)部審計部門可以幫助詢問有關(guān)風(fēng)險方面的問題，關(guān)于或有事項、可供利用的資源、成本、新軟件對經(jīng)營過程的適合之處、內(nèi)部審計的地位和控制等，而這些在ERP項目計劃階段都顯得很重要。ERP系統(tǒng)中一般包括了許多內(nèi)部設(shè)置的控制措施，但這些措施的實施都要發(fā)生成本，內(nèi)部審計人員的適當(dāng)參與可以考慮到每一項控制可達到什么樣的目的，能否實現(xiàn)控制風(fēng)險的目標。

　　(三)有助于設(shè)計未來的審計計劃和程序

　　ERP系統(tǒng)的實施會影響內(nèi)部審計部門將來的工作，如果內(nèi)部審計部門積極地參與到實施的整個過程，就有助于設(shè)計未來的審計計劃和程序。在系統(tǒng)初建時期留下充分的審計線索，便于以后追溯復(fù)驗各項交易，內(nèi)審人員可以借助計算機系統(tǒng)高速準確的特點及相關(guān)審計軟件的專業(yè)優(yōu)勢，提高內(nèi)部審計工作的及時性、隱蔽性和準確性。

　　(四)有助于各職能部門和各管理層受托責(zé)任的有效履行

　　隨著現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的完善和內(nèi)部管理的加強，內(nèi)部受托責(zé)任將逐漸明確并呈現(xiàn)出多級化的趨勢。在這種情況下，獨立于職能部門之外的內(nèi)部審計業(yè)務(wù)向非財務(wù)領(lǐng)域拓展，有助于各職能部門和各管理層次受托責(zé)任的有效履行，從而保持穩(wěn)定的企業(yè)收益，達到企業(yè)整體受托責(zé)任的經(jīng)營目標。

　　三、內(nèi)部審計參與ERP管理的方式

　　要想更好的實施ERP系統(tǒng)，必須建立合法、有效、安全的企業(yè)計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，要建立這樣的信息管理系統(tǒng)，就需要內(nèi)部審計極地參與到ERP的開發(fā)和實施過程中來。本文認為，內(nèi)部審計工作可以在以下幾個方面參與ERP的實施。

　　(一)對ERP系統(tǒng)的開發(fā)進行事前、事中的監(jiān)督和審計

　　內(nèi)部審計人員應(yīng)以內(nèi)部控制專家的身份參與ERP系統(tǒng)開發(fā)過程中的各項活動，在系統(tǒng)開發(fā)的各個階段，專職審計人員要主動介入，著重審查：(1)系統(tǒng)的可行性;(2)系統(tǒng)經(jīng)營業(yè)務(wù)和財會處理功能的正確性和合法性;(3)系統(tǒng)程序控制與管理功能的合理性與有效性;(4)系統(tǒng)的可審性(留下充分的審計線索);(5)系統(tǒng)測試的全面性和恰當(dāng)性;(6)系統(tǒng)文檔資料的完整性;(7)系統(tǒng)的可擴展性。通過事前與事中審計，盡早發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的問題，及時提出改進的建議，把好系統(tǒng)質(zhì)量第一關(guān);為審計人員今后對系統(tǒng)的處理和審計打下基礎(chǔ)。同時，內(nèi)部審計人員還應(yīng)及早參與到計算機系統(tǒng)的實施過程。審計人員可在系統(tǒng)分析階段根據(jù)ERP環(huán)境下審計的特點，對此系統(tǒng)提出審計方面的需求：(1)在系統(tǒng)中建立監(jiān)控程序(又叫嵌入審計程序)，建立審計跟蹤文件，以便計算機能對一些敏感和重要環(huán)節(jié)實行實時監(jiān)控，把異常的情況自動記入審計文件，以便審計人員審查。(2)在系統(tǒng)中建立審計子系統(tǒng)，提供審計程序、審計工具和審計檔案庫，以便審計人員進行網(wǎng)上審計。隨著ERP管理的實施，此項審計越來越重要。

　　(二)對計算機信息系統(tǒng)的功能與控制審計

　　在ERP環(huán)境下，手工條件下的賬賬核對、賬證核對、賬表核對等重要的審計工作在ERP環(huán)境下將失去意義。因為在計算機信息系統(tǒng)中，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿、會計報表等只是系統(tǒng)中的同一個數(shù)據(jù)庫，同一數(shù)據(jù)的共享是它的重要特征。這些會計信息的正確與否首先確定于計算機信息系統(tǒng)功能的正確性，因此有必要對系統(tǒng)的功能進行審計。對系統(tǒng)功能的審計目標包括：(1)審查驗證系統(tǒng)對各項業(yè)務(wù)處理的合法性、正確性和可追索性。(2)審查系統(tǒng)程序控制功能的恰當(dāng)性和有效性。因為系統(tǒng)的應(yīng)用程序有被篡改而不留痕跡的特點，所以即使系統(tǒng)開發(fā)時進行過審計，但仍有必要對投入使用后的系統(tǒng)功能進行再審。審計人員可以用測試數(shù)據(jù)法、整體檢測法、嵌入審計程序法等方法對系統(tǒng)功能進行審查。在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)提供信息的可靠性除決定系統(tǒng)的功能外，還決定于系統(tǒng)的操作和內(nèi)部控制。沒有健全的內(nèi)部控制，系統(tǒng)的程序和數(shù)據(jù)都可能隨時被人篡改。ERP的應(yīng)用，改進了企業(yè)的管理模式，但同時也增大了內(nèi)部控制的風(fēng)險，因此，審計人員應(yīng)當(dāng)以經(jīng)營質(zhì)量審計和風(fēng)險審計為導(dǎo)向，密切關(guān)注企業(yè)內(nèi)控制度中可能存在的控制漏洞，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護企業(yè)財產(chǎn)完整。在ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制包括程序化的控制和要求員工執(zhí)行的管理制度。程序化的控制編寫在系統(tǒng)應(yīng)用程序中，可在系統(tǒng)功能審計中審查。無論網(wǎng)絡(luò)化程度有多高，系統(tǒng)還得由人操作。為確保系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)輸出信息的真實正確，必須對現(xiàn)有的企業(yè)管理制度進行完善。

　　(三)加強對原始數(shù)據(jù)的實質(zhì)性審計

　　企業(yè)經(jīng)營部門、財務(wù)部門對原始數(shù)據(jù)的錄人關(guān)系到整個ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所反映信息的及時性、真實性和完整性。盡管先進的ERP系統(tǒng)管理模式的作用不言而喻，但再先進、再健全的系統(tǒng)如果離開人也就無法運行，如倉庫驗收人庫材料時，運輸部門與倉庫計量人員串通一氣，截留部分材料私自出售，并以虛假數(shù)據(jù)填制材料入庫驗收單。遇到此類情形，非實質(zhì)性審計就不能及時發(fā)現(xiàn)漏洞，假如一味依賴于計算機系統(tǒng)而忽視實質(zhì)性審計，計算機系統(tǒng)人為的舞弊就很難發(fā)現(xiàn)，審計也就失去其意義。為了控制這種人為地舞弊，確保信息的質(zhì)量，作為熟悉企業(yè)內(nèi)情和具有專業(yè)技能的內(nèi)部審計人員應(yīng)主動調(diào)整工作思路，責(zé)無旁貸地參與到事前決策中來，對尚未實施的經(jīng)濟事項進行事前審計，對其他部門實施的具體管理行為進行有效的事中控制，減少管理過程中弊端的發(fā)生，減少不必要的損失，主動地為管理層決策服務(wù)。

　　(四)創(chuàng)新計算機審計技術(shù)，大力開展聯(lián)網(wǎng)審計

　　網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營與網(wǎng)絡(luò)財會為開展聯(lián)網(wǎng)審計提供了前所未有的機遇。傳統(tǒng)的審計模式一般都是事后審計。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用及企業(yè)信息使用者對實時信息的迫切需求，使得企業(yè)能夠?qū)⒇攧?wù)報告發(fā)布時間縮至“零”天，真正體現(xiàn)高效性和及時性的實時在線連續(xù)審計應(yīng)運而生。它可以實現(xiàn)審計工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化，能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)、遠程的實時審計，幫助審計部門進行動態(tài)預(yù)審和預(yù)控，從而能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，達到控制審計風(fēng)險的目的。利用審計軟件可以進行遠程取證、數(shù)據(jù)挖掘分析、結(jié)果判斷、更多地關(guān)注電子實時系統(tǒng)內(nèi)部控制活動的有效性。在取得在線審計的管理權(quán)限后，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的ERP系統(tǒng)實施動態(tài)、實時的信息采集，對數(shù)據(jù)庫信息進行模擬實驗和數(shù)據(jù)挖掘分析，尋找業(yè)務(wù)之間的內(nèi)在經(jīng)濟規(guī)律，并通過在線穿行測試了解交易流程，借助軟件系統(tǒng)的嵌入審計程序?qū)ο到y(tǒng)數(shù)據(jù)處理的一些敏感環(huán)節(jié)進行實時動態(tài)的監(jiān)控，并就有關(guān)項目和相關(guān)客戶數(shù)據(jù)庫發(fā)出電子詢證函，經(jīng)對方確認后實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的自動比較，根據(jù)審查結(jié)果編制電子工作底稿，縮短審計結(jié)論、審計報告的生成周期，實現(xiàn)了審計信息的實時追蹤，這樣可以快速、準確地發(fā)現(xiàn)問題，有效堵住漏洞，從源頭上防范事故隱患。

　　(五)提高對審計人員的要求

　　要切實做好ERP環(huán)境下內(nèi)部審計，必須提高內(nèi)部審計隊伍的整體素質(zhì)，審計人員不能停留在已有的知識和經(jīng)驗上而固步自封、裹足不前。審計人員要注重知識的更新和知識面的擴展。內(nèi)部審計人員必須是既懂ERP系統(tǒng)知識、又懂內(nèi)部審計業(yè)務(wù)，能在ERP環(huán)境下獨立開展內(nèi)部審計業(yè)務(wù)的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。審計人員不僅要有會計、審計、經(jīng)濟、管理、法律等方面的知識，而且要掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)、Intemet和電子商務(wù)等多方面的現(xiàn)代知識技能。審計人員要了解網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營與網(wǎng)絡(luò)財會的特點和風(fēng)險，掌握應(yīng)有的控制及其審計方法，同時還要主動參與開發(fā)或協(xié)助開發(fā)各種審計軟件。隨著電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)的不斷提高和會計軟件的改版升級，審計人員必須在：工作中及時學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法，不斷提高分析信息和利用信息的能力。由于ERP系統(tǒng)的高度集成和信息資源共享以及財會信息所具有的綜合性，進一步提高內(nèi)部審計人員分析與利用財務(wù)信息的能力，對于提升財務(wù)信息系統(tǒng)的決策支持能力具有重要意義。

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