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從信息化案例說起 ERP選擇型技巧實用方法

發布時間:  2012/8/10 9:12:10
該客戶是一家歐美企業,主要從事五金手動工具與電動工具的生產與銷售,其產品全部用于出口。該公司的貿易與生產是集與一體,也就是說,其實有兩個公司,一是貿易公司,一個是生產企業,年銷售額達4000萬美元。

  這家公司有獨立的IT部門,可以說 ,信息化已經發展到了一定的程度,有自己的郵件服務器、文件服務器,財務還有財務管理系統,并且自己還開發了一個簡單的進銷存系統。由此,可見IT部門在公司里的重要性。自然而然,公司就把ERP選型的任務交給了IT部門,以IT部門為主導,開始了選型的工作。

  在選型過程中,IT部門偏重于技術的先進性,首先考慮的是其開發的平臺、采用的技術等等,而忽視了技術的成熟性。另外,由于原有的財務管理系統已經應用的非常熟悉,財務部門不想更換現有系統。因此,如何跟現有的財務系統結合,也成為了選型的標準之一。

  該公司的投資者雖然是歐美人,但由于生產企業是由內地的管理者管理,其管理方式非常有“中國特色”,如供應商進貨時,不能確認為應付帳款,只有企業用掉后,才能確認為應付帳款,在此之前,只能作為企業代為保管的貨物。IT部門以前自行設計過一個進銷存系統,因此對這些特殊的需求也有一定的了解。后來,IT部門通過各種渠道總結了企業管理中,異于常規的管理方法,將此也作為選擇ERP的一個標準。

  該公司一開始,只想在生產企業上ERP,而不考慮外貿企業。所以,選型中并沒有考慮外貿企業的功能。但是,隨著ERP后續的深入,外貿企業也要用ERP管理系統,才發現以現在選的ERP系統,根本沒有外貿管理功能。

  同時,由于客戶以前上過進銷存系統,對于系統測試的重要性非常的了解。在IT部門的協調下,各個部門拿出了一份用于測試的數據,包括產品基本資料、銷售定單數據、生產定單數據、生產計劃(包括預計開工時間、完工時間、生產數量)、庫存情況、工序工時數據、成本資料等。這一套完成的測試數據,為選型起了不小的作用。

  選型成敗各半

  筆者看來,這家公司的選型可以說是成敗各半。

  成功之處:

  1、在選型時,IT部門重視系統的集成,沒有換掉已經運行非常成功的財務管理系統,而要求系統供應商給出跟現有財務管理系統集成的方案,這是非常明智的選擇。既節省了項目支出,又縮短了項目周期,何樂而不為?

  2、公司有些個性化管理方式,雖然看起來有點不合情理,但的確給企業帶來不少的效益。如企業的應付帳款以企業用掉存貨為準,這節省了企業庫存資金的占用問題,最大限度了減少了企業的庫存。但是,這個流程在管理大師眼中,是不符合常觀的。所以,一些國外的管理軟件,都不提供這個功能的支持;國內的軟件,支持這個功能的也比較少。

  該客戶在選型時,能夠把這些特殊的需求整理出來,然后作為其選型的標準之一也是非常可取的。雖然最后選擇的ERP軟件并不包含這個功能,但供應商答應給客戶進行免費的二次開發來實現,這為企業減少了一筆不小的開支。不過,筆者強調一點,這里的特殊需求是確認給企業帶來效益的需求,而不是那些即不合理又沒有什么價值可言的需求。

  3、采用企業現有的數據,在選型初期,給企業剔除了許多濫竽充數的ERP廠商。在ERP行業,有些不負責任的公司,把有些原先沒有的功能,如提前期,用預先手工算好的數據,展示個客戶看,妄圖蒙混過關。該客戶要求企業演示時,用公司提供的數據進行演示,一方面,可以讓這些濫竽充數的系統無用武之地;另一方面,因為都是企業自己的真實數據,在演示時,客戶更加感同身受,更加容易看清楚這個系統的本質。


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