云辦公工具：哪個適合你？

許多公司正在部署云軟件，但是很少有公司做好了將他們熟悉的本地工具徹底向云計算遷移的準備。

紐約現代藝術博物館首席技術官Juan Montes稱，現代藝術博物館在去年6月份開始向云遷移，當時該博物館將本地電子郵件系統更換為谷歌基于云的Gmail和Calendar。他表示，隨著員工對云計算概念越來越熟悉，他看到員工們開始使用其它基于云的生產力應用。

Montes稱：“谷歌的協作工具開始被廣泛部署，它們是許多東西的混合體。我看到員工將微軟的Office文檔放在谷歌上在公司內部或外部進行共享與協作。”

Montes稱，基于云的軟件在他的公司中擁有很強的基礎。但是他仍然沒有為將個人生產力應用徹底遷到云上做好準備。為什么呢?

他稱，盡管某些基于云的應用在一些員工中非常受歡迎，但是他并不認為個人云生產力工具已經為向云遷移做好了準備。他仍然對兼容性和安全性存在疑問，尤其是當與其他公司的員工共享文件時的兼容性。他想知道云解決方案是否真的擁有了與本地安裝的微軟Word、PowerPoint和Excel一樣的功能和特點。

逐漸向云遷移

Hendrick 汽車集團近期將其本地的電子郵件系統更換為微軟基于云的辦公套件Office 365。

集團IT主管Robert Taylor稱，目前他還沒有最終的數據可以確定在固定成本　方面，云是否比本地軟件更為便宜。不過，他認為兩者在成本上肯定存在差別。

他表示，在20名IT員工如何花費工作時間方面這一舉措將存在重大優勢。“因為即使業務增長我們也不需要雇用額外的IT員工。我們能夠重新分配這些人力資源去開發其它的應用以支持公司的核心業務。”

Taylor稱，公司的7000名員工對于更換為新的基于云的電子郵件系統沒有任何疑問。早在七年前，公司就已經將他們的銷售終端遷移到了云上，因此許多員工已經熟悉了云概念。Taylor稱，他部署Office 365的原因是因為員工們已經知道了如何使用微軟的應用。

Taylor稱他喜歡將更多的Hendrick 汽車集團的辦公應用套件遷移到云上，之所以沒有這么做是因為公司針對行業的應用目前還存在問題。

但是他并不認為這些問題將永遠存在。他稱，他認為隨著廠商開始關注如何讓這些應用在一起無縫工作，這些應用未來都將會遷移到云上。

　　多數商家都在考慮向云計算遷移

Taylor和Montes是眾多權衡云計算優勢與劣勢的IT主管中的一員。尤其，在涉及個人生產力工具方面，因為個人生產力工具傳統上與本地微軟Office套件近乎同義。對于大多數員工來說，Word、Excel和PowerPoint是使用最為熟練的工具。這一產品的普及率令人感到吃驚。在2009年，市場研究公司Forrester Research調查發現，89%的企業客戶在員工生產力和協作方面使用某一版本的微軟Office。

分析師稱，隨著云計算逐漸被個人和專業人士所使用，越來越多的IT主管開始反問自己一個問題，基于云的生產力與協作工具是否是未來發展之路。

在2011年的一份Forrester觀察中，Forrester對150名IT決策者進行了調查。調查發現，這150名IT決策者都支持使用某一版本的微軟Office。其中72%的受訪者開始考慮基于云的應用。更具體的說，3%的受訪者正在開始部署或是已經部署了基于Web的Office工具的替代工具，如谷歌的Docs或 Zoho。15%的受訪者正在嘗試或測試。10%的受訪者正在積極關注，44%的受訪者表示對此很感興趣。

總部位于美國康涅狄格州斯坦福德市的信息服務集團(ISG)的分析師Stanton Jones 稱：“許多人都在問這類問題，但是我認為公司需要花上數年時間才能解決。”

總經理兼首席技術官Randi Levin稱，洛杉磯市也在兩年前將其本地電子郵件系統更換為了Gmail，這一舉措每年在軟件、硬件與支持成本方面可以節約大約100萬美元。

目前除了警察局外，洛杉磯市所有部門共有17000名用戶正在使用Gmail。

Levin稱，洛杉磯之所以選擇Gmail是為了節約成本，因為如果在云上運行那么就不需要再為此支出費用。她稱，IT部門與用戶已經充分地認識到了向云上遷移的好處。

Levin稱，許多職員已經喜歡上了這一事實，即他們目前能夠通過自己的設備，無論是智能手機、平板電腦還是傳統的臺式機，都可以訪問電子郵件。IT員工發現災難恢復系統已經成為了整個解決方案的一部分，而不是像以前那樣是一個孤立的部分。IT員工可以將其資源與精力從支持和升級電子郵件系統中抽出來，因為Gmail幾乎不再需要提供支持。

考慮帶寬與易用性因素

Montes稱，現代藝術博物館轉向云的原因是：在提供了更強的可擴展性、存儲與冗余的同時，云還可提供更為廉價且更易維護的應用。員工們更容易在移動中訪問所需應用。

有了這些優勢，加之員工對基于云的工具日益熟悉使得Montes考慮是否更為正式地支持更多生產力應用向云上遷移。他稱，他在關注Office 365和谷歌Apps。他已經對博物館的網絡進行了評估以確保這足夠的帶寬支持這些基于云的應用，以防止出現任何延遲。

他稱，他正在考慮如何讓員工更好的使用這些基于云的日常應用，以及這些基于云的應用是否在功能上真的能夠與本地版本相媲美。

Appirio公司云部署副總裁Glenn Oclassen稱，許多公司正在面臨同樣的兩難處境。Appirio公司總部位于加州圣馬特奧市，其曾經幫助紐約現代藝術博物館向云遷移。

“我們都花了很長時間才習慣了微軟的Office產品。我們不僅習慣了它，它也成為了衡量個人生產力的標準。有了云解決方案，你將忘記許多代表個人生產力程度的行為。”

例如，為了升級，IT部門必須要讓員工停止收發電子郵件，員工也不需要學習如何在同一文檔上同步工作，因為將出現更為高效和有效的協作方式。Oclassen稱，畢竟這類高效協作是云的主要優勢之一。

他稱：“這些程序的調整將是更大的挑戰。”

Oclassen稱，公司必須還要培訓員工如何使用云工具，以及如何調整工作程序和工作流以保持最佳狀態。

Jones稱，首席信息官們肯定看到了日前增強的協作能力已經成為了將個人生產力工具遷至云上的主要賣點。他們還看到，云正具有更為合理的費效比，正變得更易于管理。同時升級不再需要公司的IT員工操心，而是由廠商負責處理。越來越多的移動設備能夠訪問也是云的一個優勢。

需要考慮的風險

這些云應用也存在崩潰的可能和一些限制。Forrester分析師TJ Keitt稱：“它們并不適合所有的人。”

例如，那些創建了大量宏的和在復雜方程式中創建大量單元格的Excel高級用戶將會發現當切換至基于云的電子表格時，那些復雜的宏的功能將會下降。

其他的一些觀察人士也得出了相似的結論，即基于Web的PowerPoint 和 Excel替代方案在功能上無法與本地應用媲美。

總部位于美國馬薩諸塞州安多弗市的Enterasys網絡公司為我們提供了一些借鑒經驗。

公司的首席信息官Dan Pelton稱，公司在2003年將其客戶關系管理(CRM)系統遷移至基于云的Salesforce.com上，因此他們被公認為是最早具備云意識的公司。目前公司正在為其1100名員工將本地的微軟Exchange電子郵件系統更換為谷歌的電子郵件和日程應用。他稱，與微軟的Exchange相比，谷歌的產品在價格上要便宜35%，并且提供更多的升級服務——包括讓員工熟練使用基于云的新電子郵件應用所需要的培訓與指導。

盡管積累了許多積極的經驗，但是Enterasys網絡公司的Pelton稱他并不認為基于云的員工生產力應用在功能上能夠與本地的微軟應用相媲美。

“我們并不認為它們能夠徹底的取代微軟Office，尤其是當遇到財務上經常使用的復雜電子表格時。我們也是一家對PowerPoint依賴嚴重的公司，因此這也成為了阻礙員工向云遷移的阻力。文檔、電子表格和幻燈片，員工們都表示他們不能放棄這些。因此我們也不想挑戰這一現狀，所以我們也同時保留了它們。”

洛杉磯的Levin稱，對于許多員工來說，用戶接受程度也是一個問題。盡管她承認這與云無關，而是與從一個廠商的產品調整至另一個廠商的產品有關。大多數云產品都會頻繁地進行升級和調整，雖然這些都是自動進行的，但是也會讓用戶感到很不滿意。

Levin還表示，雖然部分用戶擔心云的安全和隱私問題，但是她發現與任何一家單個公司相比，大型云提供商能夠提供更多安全專家和安全功能。

不要徹底地遷移至云上

Pelton認為，他的公司在某一天將會徹底轉到云上。員工將能夠訪問基于云的替代產品，因為谷歌的Docs能夠滿足大部分需求，并允許進行協作，這只是一個時間問題。

Pelton稱，他認為云的優勢，再加上基于Web的生產力與協作工具的提升將成為所有個人生產力工具遷移至云上的決定性因素。

Levin稱，通過全面部署Gmail，越來越多的員工開始使用云套件中的谷歌Docs等其它應用，尋找云計算長期以來一直承諾的生產力優勢。不過，她并沒有將洛杉磯市政府的所有應用都遷移至云上，因為許多員工拒絕向云上遷移，原因是大部分員工并不熟悉谷歌的產品以及部分員工實際上需要使用目前微軟產品所提供的功能。

“我不認為我們會永遠的拋棄微軟的本地產品。在這一點上，我們將會被動的接受。”

　　對于小型商家

Randy Parker是俄克拉何馬州艾達市LegalShield法律服務保障公司的一名代理商。在幾名同行的推薦下，Randy Parker在六個月前開始使用Zoho提供的基于云的CRM組件。這一嘗試給他留下了深刻的印象，為此他決定使用Zoho做電子郵件、日程安排和文字處理工作。

Parker居住在加州松湖。他稱他每月需要為他獲得的服務交納12美元，這讓他印象深刻。這樣一來他和他的同事能夠訪問來自任何一臺電腦上的文檔。他稱，云應用的速度看起來就和本地應用一樣快。

不過，他也沒有放棄使用本地的微軟應用。

他稱，他目前仍然在使用微軟的Word，尤其是當他想為客戶精心準備或制作一些印象深刻的宣傳單時。Parker 稱：“我已經知道如何使用Word做這些工作。我不想再花時間學習如何使用Zoho做這些工作。”隨著轉向云廠商，公司必須要解決員工們的培訓問題。

他稱，他還會根據需要選擇使用哪個應用，因為Zoho曾經出現過一次故障，導致他無法工作。

他稱：“雖然故障持續時間沒有超過24小時，但是故障發生在周五，當天我沒有辦法工作。這讓人非常惱火。我開始有了第二個想法。‘我真的希望讓別人來控制我的數據嗎?’”他還對Zoho排除故障的速度以及依然對故障時間進行計費感到不滿。

他也承認他對云的安全性感到擔憂。這是企業另一個普遍擔憂的問題。也分析師和一些其他IT主管一樣，他認為，即便沒有超過，云廠商也提供了與IT部門管理的本地應用相同的安全性。

或許這些擔憂并不能阻礙Parker使用云計算。Parker稱：“我對云計算感覺不錯。出故障的風險非常小，尤其在你在考慮所有的優勢時。”

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