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Word文檔中的重復字符串自動更新技巧

發布時間:  2012/7/21 15:13:53
 我常遇到這種情況:Word文檔已經輸入完成時,某一個數值發生了變化,要將文檔中所有相同的數值也要進行改變,通常我們用“編輯/替換”命令來實現,但這種方法屬于事后補救,顯得麻煩。最好是可以在輸入過程中,某一些固定字符發生變化后,其它重復字符自動進行改變。筆者總結出如下兩種方法:

  一、定義書簽法

  將相關的數值及文字(如“利潤比上年同期增長70%”等)輸入到Word文檔中,然后選中這一特定字符串,執行“插入/書簽”命令,打開“書簽”對話框,輸入一個便于理解的名稱(如“替換百分比”),然后按下“添加”鍵,這個對話框就自動關閉了。

  以后需要輸入該詞條時,執行“插入/引用/交叉引用”命令,打開“交叉引用”對話框,按“引用類型”右側的下拉按鈕,選擇“書簽”選項,然后在下方列表中選擇需要的書簽名稱,并確定“引用內容”為“書簽文字”,最后單擊“插入”按鈕即可

  執行完這些操作后,如果要對相關數值進行修改,如改為“利潤比上年同期增長70%”我們只需在原始數據(也就是定義成書簽的那個數據)上修改,然后按“Ctrl+A”組合鍵選中全文,再按一下F9功能鍵,后面相同的數值也會做出應的更改,更加方便、準確、高效。

  二、選擇性粘貼法

  將需要的特定字符(如“利潤比上年同期增長70%”等)輸入到Word文檔中,然后選中這一特定字符,執行“復制”操作。再將光標定在需要再次輸入此詞條的位置上,執行“編輯/選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“粘貼為鏈接”選項(其它選項不需要更改),確定返回就行了。重復執行此操作,直到將所有的相關數值及文字輸入完成

  以后按照方法一的操作步驟,就可以更新數據了!

  小提示:這兩種方式支持對原始數據進行刪除,如果要在原始數據上面添加文字或者數據,那可就不行了。


本文出自:億恩科技【www.ibaoshan.net】

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