這種方法，對于相當數(shù)量的人來說，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件。

 

　　下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅持下來，形成習慣。

 

　　一、發(fā)揮我的文檔的作用

 

　　有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。至于“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統(tǒng)時可能會誤刪除的問題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。

 

　　小提示：如果你使用Windows2000/XP，則移動“我的文檔”文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows9x，則需要手工將C:\MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數(shù)據(jù)。

 

　　二、建立最適合自己的文件夾結構

 

　　文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學工作、班主任工作建立文件夾。

 

　　同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟件打開。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方。

 

　　三、控制文件夾與文件的數(shù)目

 

　　文件夾里的數(shù)目不應當過多，一個文件夾里面有50個以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。

 

　　這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。

 

　　四、注意結構的級數(shù)

 

　　分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結合。

 

　　越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應當是一級文件夾。

 

　　文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。

 

　　五、文件和文件夾的命名

 

　　為文件和文件夾取一個好名字至關重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內(nèi)容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規(guī)則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執(zhí)行下去。

 

　　另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個文件夾或文件相比于同一級別的來說，要訪問次數(shù)多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經(jīng)常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。

 

　　此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經(jīng)支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。

 

　　六、注意分開要處理的與已經(jīng)完成的

 

　　如果一年前的文件還和你現(xiàn)在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放后另一個級別較低的文件夾中，甚至于刻錄到光盤中。而并本學期的一些文檔，因為要經(jīng)常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對于老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應地處理本周期的文件夾。對于其他行業(yè)的人來說，也有不同的周期，我們要根據(jù)自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進行歸檔。

 

　　小提示：為了數(shù)據(jù)安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把復雜的備份變簡單》，及時備份文件并刪除不需要再使用的文件。

 

　　七、發(fā)揮快捷方式的便利

 

　　如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。

 

　　當然，當文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

 

　　八、現(xiàn)在開始與長期堅持

 

　　建立完善的結構、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這并不復雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節(jié)省我們已經(jīng)很有限的時間。

 

　　如果你現(xiàn)在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確準備創(chuàng)建的文件夾個數(shù)與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規(guī)則及歸檔規(guī)則。然后按此規(guī)則將電腦中已經(jīng)存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習。

 

　　也許開頭會很難，也許規(guī)則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經(jīng)習慣于看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來的快樂了。