六種措施 全面有效保護OFFICE文檔安全

OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一，它里面存儲內容一般都是涉及公司或個人的重要內容，在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。那么如何才能做到這一點呢?其實，合理運用OFFICE軟件本身的一些設置即可較好的滿足大家的要求。下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。

一、設置保存密碼

使用密碼對文檔進行保護，是一種最常用的做法。密碼保護一共分為兩層，即打開權限密碼和修改權限密碼。對文檔設置密碼一共有兩個地方可以進行，操作都比較簡單。如果該文檔是初次保存，那么我們就可以在打開“另存為”窗口設置保存位置和文件名時，單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕，在彈出的菜單中選擇“安全措施選項”命令打開“安全性”窗口，在這里我們就可以分別設置“打開文件時的密碼”和“修改文件時的密碼”了，建議大家不要將這兩個密碼設為同一個內容。

如果文件初次保存時沒有設置密碼，那么也沒關系，我們只需要打開“工具”菜單下的“選項”命令，將打開的“選項”窗口切換到“安全性”標簽，在這里同樣可以設置打開和修改權限密碼。

對于擁有打開權限密碼，那么在打開受保護的文檔時，該文檔是只讀屬性，如果對進行了修改，那么只能換名存盤，不會影響到原文檔的內容;如果擁有修改權限密碼，那么就表示對文檔擁有了完全控制權。

二、防止文檔屬性暴露信息

即使我們對文檔進行了加密，但是還不能保證肯定安全。因為當我們在建立文檔時如果先輸入文檔的內容，然后再保存時，那么就會在文檔屬性的“摘要”標簽中顯示一些個人信息。對此，我們只需要在資源管理器中打開該文檔的屬性窗口，將其切換到“摘要”標簽，然后將標題、主題、作者、備注等信息全部刪除，或者填寫一些無關緊要的內容。

其次，我們也可以直接在文檔中打開“工具”菜單下的“選項”命令，然后在“安全性”標簽中把“隱私選項”下的“保存時從文件屬性中刪除個人信息”項選中即可。

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