EXCEL中大量數(shù)據(jù)快速錄入的技巧

一、表頭的設(shè)計處理

　　首先要自己設(shè)計一張工作表。表頭上的表項設(shè)置，必須建立在對上級部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然可以直接在EXCEL中進(jìn)行相關(guān)操作；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過適當(dāng)處理，我們也可以在EXCEL2000中對它進(jìn)行操作。實在不行，那就逐項記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項，自己設(shè)計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字注明，這樣可以避免錄入時出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時再適當(dāng)調(diào)整一下就行了。

　　二、“查找、替換”和“自動更正”功能的巧用

　　再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學(xué)校”一欄，有好多個學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復(fù)輸入效率肯定不高。對，有了，先自己定義幾個字符來臨時替代一下各個學(xué)校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了？

　　經(jīng)過這樣簡單的處理之后，在錄入過程中，當(dāng)插入點處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置自動在中英文輸入法間進(jìn)行切換，省去了來回進(jìn)行中英文切換的麻煩。　　

　　四、不定長數(shù)據(jù)的預(yù)處理

　　對于學(xué)生家庭住址這一欄，列寬該如何設(shè)置呢？太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便，太窄又怕萬一哪個學(xué)生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對付這種情況的：

　　第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇菜單“格式→單元格→對齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框（如圖2），單擊[確定]按鈕，調(diào)整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學(xué)的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與所設(shè)列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。即使以后對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，其中的字符也可乖乖地自動增大或縮小字號，以適應(yīng)新的單元格列寬。

　　第二招、選中“家庭住址”列后，勾選圖2中的“自動換行”復(fù)選框后，Excel能根據(jù)列的寬度和文本內(nèi)容的長度自動換行，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了！

　　五、讓EXCEL也“自動編號”

　　我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進(jìn)行序號的“自動編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用鼠標(biāo)左鍵指向填充柄，按住鼠標(biāo)向下拖動完成的（填充柄是位于選定區(qū)域角上的小黑塊，將鼠標(biāo)指向填充柄時，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑�字。拖動填充柄可以將�?nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時候不能達(dá)到預(yù)期的填充效果。還必須滿足下列條件：

　　3、該方法對文本形式的序列也起作用。　　　　

六、自動定位小數(shù)位

　　因為有一大批諸如123.5之類的學(xué)生成績需要錄入，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點）。

　　單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。

　　現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?ldquo;123.5”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動變?yōu)?ldquo;89.0”。

　　另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個負(fù)數(shù)，比如“-1”，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動添上兩個“0”。如果要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點”功能中設(shè)置的選項，可以在輸入的數(shù)據(jù)中自帶小數(shù)點。利用Excel的“自動設(shè)置小數(shù)點”的功能，對于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字的輸入，將大大提高編輯速度。

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